バックオフィス業務を経験して思った3つのこと

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部署異動し、約1ヶ月が経ちました。

3ヶ月くらいやっている感覚でしたが、まだ1ヶ月しか過ぎておらず時の進む遅さを痛感していますw

初めてやる仕事だからなのか実際にやってみて、自分の責任を向き合うことが大事営業との関係性バックオフィスという役割といった3つについて思ったことがありましたので、記事にしていこうと思います。

 

 

責任と向き合う&ルール作りが大事。

1つ目は、責任と向き合う&ルール作りが大事だということです。

異動後、振り返ってみると上司に対して指示を仰ぐ機会が多く、慎重になり過ぎて仕事のスピードが遅いんですよねw

失敗をしないように保証を求めているんですよ。。

 

【指示を仰ぐ機会が多い】

現状:教わった業務のやり方に対して、教わったこと以外の場面に遭遇したり、滅多に現れないパターンを目にしたりした時、自分のメモしたことや記憶が曖昧で心配になり聞いてしまう。
⇨一度教わっていることでもあるのに、上司に責任を押し付けていないか??

解決策:教わったこと元にを実践してみる。
また、自分の意志で判断しもしダメだったら、その理由を振り返る。
→これが経験となり、学びとなる。

 

 

【慎重になり過ぎている】

現状:間違っていないのか?という不安な感情により、確認作業を何度もやってしまう。
そのことで、やるべき仕事が溜まってしまう。

解決策:確認作業の時に、確認する回数を決める。
また、手作業をしているなど間違えやすいポイントを定めてそこを重点的に確認する。

 

任せていただいている以上は責任を持つ

部署異動して間もなく、慣れていないというのが要因だと思います。

それでも、部署内の仕事量としてじっくりやれるほどの量ではないんですよね。

しかも、仕事というのは事前に教えたこと以外にもやり方、判断の仕方があったりすると思います。

なので、実践を繰り返すことで覚えていくものだと思います。

また、教わったことを元に任せていただいている業務は、責任を持って自分の意志で実践の中で進めていく必要があると思います。

 

事前のルール作りも大事だったりする

メール送付、資料まとめ、など単調な作業があった場合、事前のルール作りが大事なケースってあると思います。

・確認する回数や場所
・実施するタイミング

など。

最初の頃は、上司からの指示で実施することが多いと思います。

私は、そうでした。
(有難い環境だと思います)

上司からの指示をもとに、「これをやるんだ!」というルールを自分の中に確立すれば基準ができるので業務を進めやすいと思います。

 

営業とは対等な関係でいたい

私の会社は、メインとなる部署がいくつかあります。

その中で、私がいるバックオフィスと関係を持っている部署はIT商材を取り扱っており、私たちは、そのIT商材の発注などを行っています。

2つの部署が関係してお客様との取引を成立させたり、会社の利益を生んだりしています。

どちらも欠けていては事業が成り立たない関係性になります。

とはいえ、営業がいるからこそ私たちの部署は存在しており、給料が支払われていると思います。

このように見ると、一見、営業の方が立場が上だと感じるかもしれません。

しかし、私はお互いがいないと事業として成り立たないと思うので優劣をつけることなく、また、支え合えるような関係で在りたいと思いました。

 

場合によってはバチバチに対立できてしまう

人は、完璧ではないためミスすると思います。

それでも、そのミスは少なくしたい。

私たちの部署は、私たちが行ったことが直接社外へつながります。

なので、発注ミスしたり、請求書の金額を間違えると面倒なことが起こる可能性が。
(私はまだその一部始終を見ていないので憶測です…)

 

そうならないようにする為に、見積書などで不備があれば営業へ修正依頼を出したりと、営業からすると「細かすぎる!」、「そんなの気にしなくても良くない?」と思うことをやり取りします。
(依頼する側は心苦しい…)

 

その為、場合によっては営業とバックオフィスがバチバチにやり合えてしまうのです。

 

人は間違えるという前提でが大事なのかも

営業は、何十社ものお客様を抱えており管理したり、売上を上げたりしているためメチャクチャ忙しいですし、プレッシャーを感じていることでしょう。

そんな状況で正確に事務作業をすることは難しいでしょう。

やっていただきたいですが、その時々の心境、状況によってそれが困難だったりすると思います。

だからこそ、私は人が間違えるという前提で取り組みたいと思いますし、冷静に状況判断していきたいと思います。

私たちの部署からすると、滞りなく発注作業等を進めるのが望ましく、間に何かを教えたりするというのは難しかったりしますし、その上司にお願いしたいところでもあります。

それでも、全部が全部カバーすることは難しいと思いますので、長い目で見て言葉遣いに気をつけながらやり取りを進めていきたいと思います

そして、お互いが支え合える関係性を築くことで仕事をしやすく会社として利益を作り出すことにつながると思うのです。

 

裏方は大事

組織には、表から見ると知らないけど、その組織を支えている人・部署があります。

人事や労務、総務、エンジニアなどになります。

持ちつ持たれつの関係なので、一概に言えませんがこういった存在があるからこそ組織は成長していき、お客様との信頼関係を築けると思います。

実際に私が異動した部署でも、決められた時期に指定の送付先へ請求書を出したり、取引に向けて手続きを進めたり、製品の発注状況を調べたりなど営業活動や取引に必要な事に携わっています。

上司や元々いるメンバーの姿を見ていると、これらを把握し、冷静に指示を出し、情報を管理している為、会社の売上の数千万円、数億円、という莫大な数字に関わっていると思うと必要不可欠な存在だと感じます。
(よくそこまで機転が効くなと思うことが多々あります)

また、私たちが任されている業務を確実に行うことで、会社の信頼お客様との継続的な取引へとつながるので、大事な存在だと感じます。

営業からすると「あの部署、細か過ぎ!!」と思うでしょうし、やる側はやっている業務が単調だったりするため「何に繋がっているんだろう??」と感じることもあります。

それでも営業や組織運営には欠かせない部署なので、日々学びながら自分の役割・責任を全うしていきたいと思います。

 

最後に:一歩一歩前進する

色々と書いてきましたが、私ができるのは日々一歩一歩前進するのみだと思います。

慎重になりつつも、教わった事を実行し、ダメなら改善する。
やると決めた事を着実にこなす。

その積み重ねが組織から必要とされる存在へと変身するんだと思います。

今回はここまで!!

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