私の仕事は、基本、テレワークを実施しておりMicrosoftのteamsというWEB会議ツールを利用しています。
その際、そのツールのチャット機能を通じて同僚や上司とやり取りすることがあるのですが、私はこのチャットのやり取りに苦戦中となります！
ついつい文章が長くなってしまうんですよね！
今回は、私が実際にチャットのやり取りで感じたことを記事にまとめました！
今後は、少しでも改善し文章で同僚や上司とコミュニケーションを取れたらと思っています。
Contents
営業サポートのような仕事をしています！
私は、元々営業職として今の会社(IT機器の販売)へ転職したのですが、現在、社内の体制変更により営業サポートのような仕事をしています。
【仕事内容】
・お取引後の製品不良などの問い合わせ対応
・社外からの問い合わせ対応
→営業と社外の方を繋ぐ立ち位置というのがイメージつきやすいでしょう。
社内の人とやり取りする際は、全てチャットでやり取りするのですが、相手は、1分1秒に重みを感じる営業の方になる為、『わかりやすい文章』というのが求められていると感じています。
しかし、私はそんな営業の方に対して長〜い文章を作ってしまうのです！
何故長くなるの？
それは、私の頭や心の中にある伝えたいことが盛り沢山だからです！
だからこそ、あれもこれも、と情報を詰め込んでしまう。
一言一句、社外の方とお話ししたこと、自身で調べたことなどを伝えたい。
その方が相手が調べる手間を省けるし、言った言わないの水掛け論がなくなると思うから。
そもそも、どこまで言えば良いの？？
しかし、情報を詰め込めばそれでOKではなく、最終的には相手に伝わり、行動したり、考えたりしてもらわないと意味がないと思います。
だとしたら、コンパクトにまとめないといけないですよね！
私は、このことを運良く同じチームのメンバーの方にご指摘いただき意識するようになりました。
(ご指摘いただいた理由を聞いてみると、忙しい時に私が長文を送ってしまったがために、逆鱗に触れてしまったみたいです…。)
教わったことはこれ！
同じチームの方からご指摘をいただいたのですが、そこで教わったのがこれでした！
挨拶の後に「何が書かれているのか」というのは書かなくてOK。
何をしてほしいのか？という結論を持ってくること！
| 【教わったこと】 | 【従来の文章】 |
| お疲れ様です。
◯◯の対応は、✖️✖️でお願いします。 (その背景や詳細な内容) |
お疲れ様です。
◯◯の件でご連絡となります。 (詳細な内容、連絡する背景、結論) |
メールだと形式的だったり、丁寧な内容になったりすると思うので右側で問題ないと思います。
ただ、チャットだと会話形式のコミュニケーションを前提としているようなので、一目だったり、早い段階で言いたいことがわかる内容の方が伝わりやすいんだと思いました。
チャットで端的に書く時に意識していること
最近、端的に書く時に意識していることがあります。
対面の会話でその内容をスムーズに口に出せるか？
という点になります。
その理由は、2つになります。
・対面の会話に近い文章(言葉遣い)
・伝えたいことを口に出しやすいか？
・何を言いたいのか？を問う
対面の会話に近い文章(言葉遣い)
これはあくまで私個人の経験によるものですが、チャットはリアルタイムで使用できるため、対面の会話に近い文章(言葉遣い)の方が読みやすく、伝わりやすいと思います。
また、リアルタイムでやり取りできることから会話のテンポの「速さ」というのが求められていると感じます。
そのため、対面の会話に近い文章(言葉遣い)の方が
・読みやすい
・速さ重視で入力することができる
というメリットがあります。
伝えたいことを口に出しやすいか？
私は、何度か感じたことがあるのですが、文章で書いた内容をそのまま口に出すことは、難しくないですか？
理由はわからないですが、絶対にどこかで躓いたり、棒読みになったりすると思うんですよね。
【端的に】書くときは、口に出して会話ができるかというのを考えています。
(テレワークなら実際に独り言を言ってみるというのは有りだと思います。)
というのも、チャットは「速さ」が求められていると思っているので極力必要最小限の文章にしたいと思っていて、その方が相手は理解しやすいと思いるからです。
(理解しようとする手間が省けます。)
イメージとしては、似たような表現や内容の文章を省く、数行でまとめるということですかね。
あとは、文章ではなくても箇条書きでまとめたり、「【】」などの記号を使うとかですかね。
何を言いたいのか？を問う
基本、相手は自身の仕事をしているため忙しいです。
多くの時間をとってじっくりと読む暇はないでしょう。
だとしたら、自分が言いたいことをスパッと書いたほうが相手からしたら文章の内容を理解しやすいと思います。
その為、自分が本当に何を言いたいのか？というのは自問自答するようにしています。
(箇条書きで書き出すというのはやってます。)
そうすれば、結論を先に持ってくることが可能でしょうし、結論に対する説明・背景を記載しやすい思います。
チャットのデメリット
文章を端的に書こうとすると、感情を伝える部分が減り誤解を招く恐れがあります。
その為、絵文字、「！」のような記号、ツールの機能の絵文字、を使って自分の感情を出し少しでも相手に誤解を招かないよう意識しています。
私がそうなのですが、上司や年上の方に絵文字や「！」のような記号を使うのは抵抗がある人でも、極力使っていった方が「冷たい人だ！」といった誤解を避けられると思いますし、記号1つある・なしで受けての印象は変わると思います。
最後に：文章を端的に表現できるのは心強い
ここまでチャット上のやり取りについてお話ししましたが、ここでの端的に表現するというのは心強い武器になると思いました。
というのも、文章だけでなく会話でも同じことが言えると思うからです。
上司への報告、部下への指導、など短時間で伝えなければいけない場面があると思います。
そんな時、自身が言いたいことをスパッと言えると、相手は動きやすいでしょうし、自身の時間を最小限にすることが可能です。
私は、端的に表現するというのに苦戦していますが日々の業務や日常生活で意識して身につけられたらと思っています！
