今回は、請求書の発行日に関して学んだことをまとめていきたいと思います。
前もって記載すると、間違っているかもしれません💦
せっかく学べたので、事例を含め自己整理の意味も込めて記事にまとめていきたいと思います。
Contents
＜事例＞発行日について、請求書と納品書を時系列を逆にしてそれぞれ送ってしまった
お客様より締日以降に納品した分を8月支払期限として請求書を発行してほしいと依頼がありました。
(本来は9月支払期限の対象)
また、納品書も併せて発行してほしいというのもありました。
納品書の発行日は、発行した当日日付で出しました。
請求書は8月支払期限での依頼ということもあり、7月締だと思い、発行日を7月◯日、として請求書を発行しました。
(納品より前の日付に)
その後、それぞれの書類送付後、お客様よりお問い合わせがあったのです
①請求書の発行日が納品前というのはおかしい
②発行日が納品書より請求書が早い日付と言うのはおかしい。
同日だったり、納品書の日付が前に来たりするのはOK。
正直、これに対して私は「？？？？」となってしまったのです。
不思議に思った原因
「？？？？」となった原因は、
・【発行日＝締日】だと思ってしまっていたから
・納品書と請求書の発行日の時系列は関係あるの？
ということになります。
請求書を発行するとき、締日を過ぎて発行することがあります。
その時は、発行日を締日に合わせて請求書を発行するので【発行日＝締日】だと理解してしまっていたのです。
しかし、今回と締日後の請求書を発行する前提条件が違うんですよね。
ーーーーーー
・今回：7月の締日の時には未納品になる
・締日後に発行する：締日までに納品されている
ーーーーーー
そうなると、対応の仕方は変わってくるということになります。
今回のように本来は8月締対象の製品を7月締として請求するとき、わざわざ発行日を7月の締日にしなくて良いんですよね。
それでは、今回の事例に関係ありそうな事柄を調べたのでまとめていきたいと思います！
請求書発行タイミング
請求書は、サービスや商品の請求に応じて発行する書類になるため、基本的に納品前に発行することはないですよね。
しかし、前払いだと納品前に発行することになります。
参考サイト）
請求書を発行するときに知っておきたい、発行日と発行のタイミングについて
発行日とは？
発行日とは、仕入税額控除の要件にある「取引年月日」が関係している模様です。
「取引年月日」とは、実際に取引が行われた(納品した)日が該当するようです。
ただ、私の会社は納品後、しばらくしてから請求するため、「債権が発生した日」が発行日になると思われます。
ですが、私の会社は、納品後、締日を過ぎたタイミングで請求書を発行することがあります。
こういった時は、発行日を締日に合わせて請求書を発行しています。
・お客様の支払サイトが「月末締め/翌月末払い」、6月23日に納品した。請求書を送付するのは7月2日
→発行日を6月30日にする
参考サイト）
・請求書の発行日やタイミングの決め方とは？請求書の発行業務を効率的に進める方法
支払サイトとは
支払サイトは、取引期間の締め日から支払期日までの期間となります。
「取引期間の締日」ということは、前提は”締日までに納品している”ということになると思います。
そして、購入側からすると支払期日までに代金を準備する猶予(準備)期間だと言えるでしょう。
この猶予(準備)期間の起算は、あくまで”締日”になり、”発行日”ではないですね。
(正直な話、この辺がごっちゃになっていました。。。)
参考サイト）
未納品でも請求書を出してほしい/納品後、支払期限を前倒しで出してほしい
未納品でもお客様から請求書を発行してほしい、という時は、
・発行日：請求書を出す日(債権が発生した日)
・支払期限：お客様の指定による(本当にこの日までに支払えるのかを確認したほうが良いかも)
という考え方・対応になるんだと思います。
今回、私が誤った事例がこれに該当しますよね。
そうなると、30日サイト、60日サイト、のような「期間」を気にして、支払期限から逆算して発行日を締日に合わせる必要がないということだと思いました。
また、未納品だったり、支払期限を前倒しで出してほしい、という時は、大事になるのが支払期限になるので、問い合わせがあった際は、「支払期限をいつにするのか？」というのを聞きたいと思いました。
納品書とは？
納品書は、商品やサービスが納品した日付や注文した製品なのか否か、を確認する書類になります。
ただ、納品した日付と言うのは、発送していたら調べるのが難しいため、出荷日を記載することになります。
参考サイト）
納品書とは？作るときのポイントや納品書を書く方法6つをご紹介！
納品書の発行日
納品書の発行日は、出荷日になるようです。
私は、納品書の発行対応をしたことがないのですが、私の会社は製品と同じ行に出荷日を書いているため、恐らく発行日は「発行した日」となると思われます。
参考サイト）
納品書と請求書の発行に関する時系列
これは、「納品書→請求書」の順番になるようです。
基本的に納品書は製品の納品と同時に、もしくは少し時間が経ってからの発行になります。
請求書は、締日に併せての発行になるため、「納品書→請求書」となりますので、発行日は納品書が先になります。
そうなると、今回、私が対応したお客様の話の内容がわかってきますね。
ーーーーーーーーーーーー
発行日が納品書より請求書が早い日付と言うのはおかしい。
同日だったり、納品書の日付が前に来たりするのはOK。
ーーーーーーーーーーーー
それぞれの書類の意味などを調べてみると、お客様がお話ししていただいたことに頭が下がります。
