バックオフィスは細かく正確さが求められる仕事!!!

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バックオフィスの業務についてから1ヶ月が経過しました。

今回は、実際にやってみて感じたことを書いていこうと思います。

 

 

営業とバックオフィスは分り合うのが難しい

営業というのは、あくまで一例になります。

お客様と実際に接する人の代表例として取り上げました。

 

会社の中で実際に売上を作るのは、営業やマーケッター、販売員などでしょうか?

そういった方達というのは、自分の思考を柔軟に活用し売上を上げる事があると思います。
(アイデア勝負であり、クリエイティブな一面が求められるでしょう。)

しかし、そのような方達からするとバックオフィスはお堅い印象を持つと思います。

・数字や情報が違う
・書類の書き方が違う

など言われることありませんか?そして、「そんなに細かくなくても良いのでは?」と思うかもしれません。

しかし、これってそもそも人種や求められる特性が異なるため、仕方ないと思います。

なので、分り合うことは難しいですが一組織で活動するとき、双方を知ろうとする努力は必要であり、そういった姿勢がチームワークとなり成果と繋がると思います。

 

【独断と偏見】バックオフィスが細かく指摘する理由

細かく指摘する理由は、

・会社の売上を正確に反映しないと組織が成り立たない&外部からの信用が崩れる。
・お客様への納品物がある場合、取引した製品・サービスを正確に届けるために必要な情報がある。
・書類関係は、社員やお客様と合意したなどのエビデンスになる。(双方を守るため)

といった会社の数字や将来的な信頼に繋がることに関わっているからだと考えています。

 

私は、一時期、営業をやっていたので当時を思い出してみると、細かく指摘されることで、

・稼働を優先したいのに…。ここに時間を取られると上司に詰められる〜
・そのくらいそっちで修正してよ…。
・その内容だったら間違っていても問題なくない????

と疑問に思ったり、メンタルにグサッと来ていましたし、今でも同じことを思うでしょう。

 

しかし、立場が変わったことで、決して悪気があって指摘しているわけではなく会社や社員の将来を守るために必要なことだと思っています。

将来を守るために【正確さ】が大事だと思っています。

 

 

【正確さ】が大事だからこそ物凄く慎重になっている

書類を確認するにしても、1つのルールをもとに間違い探しのように慎重にやっています。

ただ、慎重にやるのは良いのですが、1つのことに囚われてはいけないため、速さも大事になるのでそこの葛藤で悩みますね。

また、慎重になる分、それだけ集中するのですが集中することによって視野が狭まるので逆にミスしたり、確認作業をしてもミスに気が付かなかったりします。
(なので確認作業は常に自問自答しながらやっています。)

この集中のしすぎの危険性について、こちらの動画で語られていました。

なるほどな〜、と思ったことを覚えています。

 

程よく集中するのは、もう1人の自分を生み出しそこと会話しながら上手くバランスを保つのが良いのかなと思います。

 

文章で伝えることは難しい

基本は、在宅勤務のためWEB会議ツールを使用してチャットでやりとりしています。

その中で、どこが違うのかなどを自分が気がついたことをわかりやすく伝えるのに苦戦中。

あやふやだと何度もチャットでやり取りすることになる、とはいえ丁寧に説明しようと思っても他のやるべきことだってあるため、そこに時間を使えない…。

ここは、私の伝え方や語彙の問題なのかなと感じています。。

 

最後に:自分の役割を意識して取り組み続けたい

バックオフィスの業務は、正直に言うとルーチンワークの一面があります。

そのため、何も考えずに手を動かすことだってできます。

しかし、やっていることは営業が苦労して取ってきた数字、会社の売上といった数字や取引先との信頼関係につながるようなことになります。

それを意識して取り組むことで、営業とのやり取り、それ以外の業務に対して最大限全うできるのではないかと思っています。

 

 

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