仕事の引き継ぎの準備は【作業のしやすさ】を考慮してマニュアル作成をする!引き継ぎ過程で学んだことをまとめてみた!

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今回は、引き継ぎの準備において大事だと思ったことを書いていこうと思います。

結論を言うと、”【作業のしやすさ】を考慮する”、になります。

私は、別部署への異動の話があり後任者へ引き継ぎを行う中で、上記の点が大事だと感じました。

実際に引き継いでみた中で、後任者から教わったことがあるので今後、実際に引き継ぎを行う予定の方に向けて少しでも参考になればと思い記事にまとめていこうと思います。

 

 

作業のしやすさを考慮してマニュアル作成をする!

仕事の引き継ぎ準備は、後任者の作業のしやすさを考慮してマニュアル作成をされた方が良いと思います。

異動や退職の間近になると、高揚感や焦りから自身の今後のことに考えが向いてしまい、後任者のことを考えにくいでしょう。

私は、完璧な引き継ぎというのは難しいと思います。

ですが、後任者や部署のことを考えると時間が許す限りの最大限の引き継ぎというのは大事になりますし、引き継ぎの仕方の1つにマニュアル作成というのは必須であり、作業のしやすさを考慮するのが肝になると思います。

それでは、以下より実際にマニュアル作成時に大事だと思ったことを書いていきますね。

・端的さが大事
・優先順位をつけて作る
・仕事をしながらでも使いやすいマニュアルにする

 

端的さが大事

マニュアル作成をする上で、見やすさは大事になると思いますが、特に【端的さ】は大事になります。

それは、文章量、ファイル数、といったところでしょうか?

コンパクトにまとめるという表現の方がイメージがつきやすいかもしれません。

文章量やファイル数が多いとどうなるか?

それは、理解する・探す手間がかかり、後任者の仕事がしにくくなるということ。

後任者だけでなく、自身だって<どこに何を書いたのか?>、というのがわからなくなる可能性があります。

詳細を書いていきますね。

 

情報を整理する

1つの情報が複数ファイルにまとまっていること、ありませんか?

マニュアル作成をすると、今までやってきた仕事が色々と頭の中に浮かんでくると思います。

しかも、Aという仕事についてまとめていると、Bという仕事を思い出し、「忘れないうちにまとめないと!」と思ってまとめる。

ただ、気がついた時には別の場所にまとめていた、ということが起こると思います。

この状態だと、引き継ぎをする側・受ける側ともにマニュアルを見にくくなってしまう為、情報を整理することは必要だと思います。

また、仕事内容によってのメール送付先が異なっても、送る内容が同じな場合もあると思います。

その際は、送付先毎に分けるのではなく、宛先や件名などミスしやすい箇所共通点を探しまとめることでわかりやすいと思います。

さらに、無駄にファイル数を増やし探すことに時間がかかる、というのを防げるのではないでしょうか?

 

 

文章表現はハッキリと!

仕事を振り返ってみると、ルールが明確ではないことってありませんか?

社内に対して書類作成依頼するときの文章内容や事前に確認するべきポイント、など。

そのような時は、「他にも良いやり方があるかもしれないから参考程度に…」みたいに曖昧な気持ちになり「〇〇というやり方でお願します!」のように断言しづらい時はありませんか?

しかし、マニュアルは手元に残る為、ハッキリ書かないと何が良いのかがわからず、行動・判断しづらいんですよね。

もし、自身でも曖昧なことがあるなら口頭で補足説明するか、もしくは、「書かない」という選択を取ると良いと思います。

 

仕事をしながらでも使いやすいマニュアルにする

ここでは、実際に後任者の方が業務中に使うことを想定した時の【作業のしやすさ】について書いていこうと思います。

慣れるまでは、恐らくマニュアルを見ながら作業を進めることでしょう。

そうなった時、使いやすさ、というのは肝になると思います。

・スクショを控える
・フォルダ名やファイル名のネーミングをわかりやすく!

 

スクショを控える

スクショを控えるのは、特にメールを使う場面を想定しています。

スクショを使うことで、エクセルにまとめていたとすると見た目の背景が変わり、しかも、実践的な様子を伺えるので臨場感を持って伝えられると思います。。

しかし、メールに限ってはその後の業務のやりやすさを考慮すると、コピペできる状態にした方が後任者としてはマニュアルを使いやすいでしょう。

また、使用するメールアプリによっては、下記のようにいくつかのセルに跨った状態でコピペするとマス目もコピーされてしまうため、1つのセルにまとめた方が使いやすいと思います。

ちなみに、Excelに近いファイルの情報をGmailに貼り付けるとこんな感じになります。

これだと、セル部分を削除したり、セル部分が無い状態で貼り付けられるようメモ帳などで調整したりすると、業務を進めるのに時間がかかってしまいますね。

 

フォルダ名やファイル名のネーミングをわかりやすく!

マニュアルを使う上で、フォルダ・ファイル内に「どんな内容が書かれているのか?」を瞬時にわかると使いやすいでしょう。

その為にもフォルダ名やファイル名のネーミングをわかりやすくすると良いと思います。

例)
・(仕事内容)_問い合わせ内容
・メール送付_注意点

 

もし、エクセルでマニュアル作成するならシート名も気をつけたいところですね。

 

フォルダ使用上の注意点

ちなみに、フォルダを使用する上で階層の数は注意した方が良いと思います。

<多いことによるデメリット>
・探すのに時間がかかる
・別のファイルに移動し、また戻る的に時間がかかる

業務量によってはどうしても増えてしまうと思いますが、情報量を減らしたり、複数箇所に同じ内容があるなら1箇所にまとめる、といったのことをし、極力フォルダ数を少ない状態で引き継いだ方が後任者の方は仕事をしやすいと思います。

 

 

優先順位をつける

知識0の方が新たなポジションを任されると、何から覚えたら良いのかがわからない状態だと思います。

そこで、優先順位をつけることで前提知識が揃い知識が定着しやすくなると思います。

その為、引き継ぎ前から自身の経験をもとに「どのマニュアルから読んだ方が覚えやすいか?」など効率良く覚えられるよう優先順位をつけておいた方が良いでしょう。

特に、テレワーク中ならファイル名やフォルダ名に数字を振っておくことで指示をしやすかったり、読む側は読みやすかったりすると思います。

 

また、マニュアルに対する優先順位をつける以外にも、「これだけ覚えておけば何とかなる!」といったポイントを抽出しておくと後任者の方の負担を減らした上で、引き継ぎができると思います。

 

私の場合はというと…

私が作ったマニュアルはというと…。

①情報が多かった
→同じ内容のものが複数箇所に散らかっている。

②ファイル名・フォルダ名のネーミングがわかりにくい。

③丁寧すぎて言葉の表現がわかりづらい
→行動や判断がしにくい。言いたいことが見えない。

④自己満のマニュアルだった。
学んだことを勢いで詰め込んでいた。誰の為のマニュアルなのかが迷走していた。
「◯◯さんならわかるでしょ!」のように押し付けている部分があった。

という感じでしたw

しかも、引き継ぎ期間が1週間ほどという短期間のため後任者の方からしたら大変な状態なんですよねw
(それでも必死に中身に目を通してくれている…。)

私は、いつでも異動の話が来ても良いように、自己整理のために、という思いで余裕ある内にマニュアルを作り漏れがないかなども確認していました。

今振り返ると、

・他者目線で使いやすいのか?
・仕事をしながらでも使いやすいのか?
・わかりやすいのか?

といった視点で作っておけばよかったと思いますので、次回に活かしていきたいところです!

 

普段の業務から意識したいこと

マニュアル作りというのは、普段の仕事から実践しても良いのかなと思います。

その際は、

・他者が見てもわかりやすいか?
・情報を追記しながら整理する。

というのを意識すると、引き継ぎ間際に慌てて用意する、引き継ぎができず異動・退職する、といったことを防げると思います。

それに、自己満になってしまいますが自己整理にもつながるので疑問点や改善点の洗い出しにも役立つでしょう。

 

リモートワークだとマニュアル作成は大事になるのでは?

マニュアル作成というのは、リモートワークだと重要性が増すと思います。

アプリケーションの発達や社内体制の充実などでテキストよりは、動画に落とし込むというケースがあるかもしれません。

ですが、全員が全員そういった環境で仕事ができる可能性は低いでしょうし、テキストだと見返しやすかったりするので環境や用途によっては使われるケースがあると思います。

リモートワークで新しい仕事を教えるとなると、相手の状況が分かりづらくテキストでのやりとりが増えるため、「マニュアルに目を通してもらいたい。その方が時間を有効活用でき習得が早い」といったケースが発生すると思います。

なので、補足程度でもマニュアルがあることで指導しやすく、新たな業務を覚えやすいのではないでしょうか?

 

最後に:引き継ぎの準備は相手がやりやすいように!

いかがでしたでしょうか?

相手のことを知らないと、「相手がやりやすいように!」と言われても「どんな人かわからないし!」と思いませんか?

その際は、

・今の仕事を自分が全く知らなかったら?
・自分が配属当初、つまづいた点は?
・配属当初に必要だとお思ったマニュアルやその内容は?

のように過去の自分を想定して考えてみると作りやすいかもしれません。

今回の内容が少しでも皆さんの力になれたら幸いです。

また、今回は引き継ぎを行う上でマニュアル作成に関することを書きましたが、引き継ぎ時に実践したいこともまとめましたのでよろしければ是非こちらもご覧ください。

仕事の引き継ぎで実践したいこと3選

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