前回の記事に続き、今回も仕事の引き継ぎに関する話題を書いていこうと思います。
今回は、実際引き継ぎをした経験を元に引き継ぎを実際にやる時に実践したいことになります。
今後、引き継ぎを行う方に向けて少しでも参考になれば幸いです！
Contents
仕事の引き継ぎで実践したいこと3選
実践したいことは、
・質問にハッキリと答える
・会話と文章を使い分ける
・実際の流れを見てもらう
になります。
これらは、実際に引き継ぎを行った中で学んだことになります。
それでは詳細をご説明していきますね。
質問にハッキリと答える
今まで実践してきた中で、ルールや「やる・やらない」が曖昧な業務があると思います。
それらに対して「◯◯さんが必要だと思ったらやってください」、「どちらでも良いですよ」のように曖昧に、濁して回答をしてしまうと後任者からすると判断・行動がしづらくなるでしょう。
しかも、これがチャットのような文章でやり取りしていると内容によっては曖昧だと誤解を招く恐れだってあります。
そこでルールや実施有無が曖昧な業務であれば、自身の経験を元にハッキリと回答しても良いと思います。
その場の状況に応じて臨機応変に判断・行動しなければいけない時があると思いますが、業務に支障が出ないと思われる仕事なら新たに判断軸を決めても良いと思います。
(勿論、会社によりますけどね。)
また、会話ならわからないことはわからないとハッキリ言い、会話しながら最適解を見つけていくと言うやり方もあります。
新規部署なら尚更
新規部署なら最初に携わった人の経験が貴重な判断材料になると思います。
その為、自分自身の考え、感じてきたことを後任者へ伝えることは、その部署にとって貴重な情報になると思います。
会話と文章を使い分ける
テレワークの実施有無に限らず、会社によってはWEB会議ツールなどのチャットを使用するケースがあると思います。
その場合、引き継ぎを行うならチャットと会話を併用すると思いますが、それぞれの特性に合わせて使い分けた方が良いでしょう。
併用するときの使い方として、私はこのように使うようになりました。
チャット：返信や内容確認など即効性があるため、リアルタイムの質問に回答する。
質問の回答に対して誤解を与えそうなら、使用しない。(言葉のニュアンスが難しい場合があるため。)
会話：リアルタイムの質問への回答＆自分の経験上伝えたいことを伝える。
私の経験上、会話より文章の方が情報を受け取るのに苦労すると思っています。
その為、チャットは最低限にし会話で多くの情報を伝える方向で動いていました。
マニュアルの準備後、需要に応えていく
マニュアルを準備した前提でお伝えすると、引き継ぎを行なっていく際は、相手の需要に応えていくスタンスが丁度良いと思います。
時には、自身の経験を通じ伝えたいことがあると思うのでそれは会話の中で伝えてOKだと思います。
ただ、それはあくまで大事だと思ったポイントの話であり、全部を説明しようと思っても相手は覚えられないでしょう。
さらには、追加でマニュアルを作成したり、マニュアル自体を修正したりすると、相手は混乱してしまう恐れがあります。
その為、後任者と会話しながら状況を見つつ依頼があった時に伝えたり、依頼があった時にマニュアルの作成・修正をすることで伝えやすく、教わりやすいと思います。
自分が必要だと思ったことでも、相手からしたら不要で重荷に感じてしまうことがあるそうですよ。
実際の流れを見てもらう
テレワークだと自分がやっている姿を見せると言うのは、作業環境を考えると難しいです。
私は、テレワークで業務内容を考えた時に業務後に実際の流れを実演しました。
実演したからといって、直ぐに理解・実践できるかというと人によりきりでしょう。
ですが、実演することでイメージしやすく、実際に1人でやるときの心理的ハードルが下がると思います。
その為、本番ではなくても本番をイメージして実演を見ていただくのは必要だと思います。
最後に：自分が経験したことは手段を選び伝えていく
いかがでしたでしょうか？
退職・異動による引き継ぎは、突如出てくるものだと思います。
その部署・仕事に対する思いは人それぞれですが、後任者やその部署のためにも時間が許す限り最善の引き継ぎをすることで、生産性を維持できますし、何かのご縁でそこで関わった人たちと仕事をする時にやりやすいと思います。
今回の記事が少しでも参考になれば幸いです！
ちなみに、前回は引き継ぎ時のマニュアルについて学んだことをまとめました。
よろしければこちらも読んでいただけると嬉しいです！
→仕事の引き継ぎの準備は【作業のしやすさ】を考慮してマニュアル作成をする！引き継ぎ過程で学んだことをまとめてみた！
