最近、仕事で「自分の仕事のできなさ」を痛感したので今後のために自己整理していきたいと思います。
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同僚が休みだった
それは、私の同僚がPM休となった時の話です。
同僚と私は、
・担当という会社上の身分は同じ
・私は同僚の仕事をやれる
・業務量はほとんど同じ
といった似たような立場になります。
なのでどっちかが休めば、どっちかが業務をカバーするということになります。
ただし！！！！
とある日に、私は業務をカバーし切れていなかったのです。
原因は、同僚がやっていること＜全ての量＞をやろうとしたからです。
そのことで、結果的に手が回らず、同僚がやっている業務の中で私が手をつけたかったところをやれなかったのです。
あくまで【私が手をつけたかったことができなかった】程度なのですけど、生産性を上げ組織が回ることを考えるとやっておきたかった。
それでは、今回のようにそれほど重要ではないことをやるメリット、この経験を通じて思ったことを書いていこうと思います。
また、生産性を上げ組織が回るために今後、意識したいこともまとめていこうと思います。
＜やっておくことでのメリット＞
・営業の方が発注に向けて準備しやすくなる
・同僚が休み明けに自身の仕事をやりやすくなる
＜思ったこと＞
・同僚より生産性悪くないか？
→同僚は、意識的に業務量やスピードを調整しているけど私は無意識にそうなってしまっている。
・日によって自分の役割は異なる
→同僚と同じ量を進めるのではなく、2人の仕事を1人でやる以上は＜最低限＞をこなせばOK。
その＜最低限＞とは、例えば急ぎの依頼、次の日の準備など。
＜生産性を上げる為に、今後どうするのか？＞
生産性を上げるにあたって、
・タスクの目標時間を踏まえた見える化
・省けるところは省く
・悩み過ぎない
といったところがポイントになると思います。
・何を、いつまでに、終わらせるのか目標を立てる
→発注は、営業の方の製品選定によって量が異なるけど、その時々によって目安を立てたい。
締日に合わせて対応する請求書の発行は、事前にある程度量が見えているわけなので、その日に自分がやる量を対応する直前に決める。
→ゴールを決めたら、それに沿って思考・行動する。
ゴールに到達した後、急ぎのものや直ぐに終われそうなことがあったら、そっちに気を取られてしまう。
しかし、そんなことを繰り返していたら、本来やるべきことにリソースを割けない。
急ぎのものは急ぎでやりたいけど、「急ぎでやらないといけない」という訳ではない。・自分でわからない・判断つかないことは後回し
→例えば同僚が普段やっていることで、私がわからないことだってある。
そういったのは、急ぎでないようなら同僚が出社した時にお願いする。
自分が無理にやろうとすると、情報を整理したり、調べたりして時間がかかってしまう。
自分でわからないのなら、お願いすること。
・確認作業を慎重にやり過ぎている
→特にメール送付時に宛先や本文を＜何回も！＞チェックしてしまっている。
確認する回数を決めたり、＜確認している＞というのを意識する、ということで少ないチェック回数で済むはず。
流れ作業にならないことが大事かと。
・判断・行動する前に一呼吸置く
→電話での問い合わせの時は、「直ぐに解決しないと！」と思って直感で判断に迷う時は周囲の方に聞いている。
しかし、それでは＜聞く時間＞が他の仕事をやる時間をロスさせてしまっている恐れがある。
自分で完結できるよう判断・行動する前に一呼吸置きたい。
最後に：＜余談＞相手に謝るなら行動に示したほうが良くない？
余談ではありますが、今回のように同僚の仕事を残してしまいました。
こういった時は、普段の私なら「ごめんできなかった」と謝りますが、本当にこの言葉必要なのか疑問です。
理由は、「そう思うならやれよ！」と思うからです。
気遣いだったり、自分を守ったり、という意味で使われると思っています。
けど、行動で示せていないのなら下から言葉をかける必要はないかと。
同僚から何か言われたらその時に何か返せば良い。
敢えて先回りするところではない。
そんな風に自分に言い聞かせて休み明けの同僚と顔を合わせたいと思います。
