今週の失敗からスケジュール管理をする上で大事だと思ったこと【2選】

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私は、今月、ありがたいことに私の目標予算を達成することができました。

ありがたいことに、私を選んでいただいたお客様に感謝しかありません。

しかし、受注をいただいた後に気が付いたことで1つ失敗をしてしまいました。

その経験からスケジュール管理で必要だと思う2つのことを知れたのですが、今回はそのことについてまとめていきます。

 

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今週の失敗とは

今週1社のお客様から嬉しいことに受注をいただきまいた。

しかも、お客様によると競合他社の方が提案内容は良かったようですが、今後のお取引の機会がある際に比較検討材料が必要とのことで、私を選んでいただきました。

 

ここからが失敗談となります。

受注をいただくにあたり、メールで何度かやりとりをさせていただいていたのですが、電話での注文確定後、

・早く事務処理をしないといけない

という焦りからメール内容を確認できておりませんでした。

メールの内容は、

①支払い方法は問題ないか?
②請求書の送付日に期日があるが問題ないか?

ということで、①は把握していましたが、②は失念していたのです。

受注確定後、社内での事務処理があるので支払い方法によっては3日くらいかかり、その後メーカーや仕入先へ注文となります。

しかも、支払い方法は後払いになり、商品はカスタマイズ品になるので注文を受けてから商品の組み立てなどが行われるんです。

 

私は、正直、受注をいただくことしか考えていなかったので受注後のスケジュールについては何も考えていない状態でした。

今考えると、お客様の依頼は受注日から考えると難しいのですが、ただ、メールや電話でのやりとりを行っていく上で前もって確約できない旨をお伝えすることはできたと考えております。

この件、お客様には連絡済みですが、メールでのことなのでどのような反応になるのかが定かではないです…。

 

スケジュール管理をする上で大事だと思うこと【2選】

上記の失敗談をもとに、今回、私がスケジュール管理をする上で大事だと思ったことを2つまとめていきます。

①逆算して組み立てる

今回、受注をいただくにあたりメールに記載されていた下記の内容は、受注が決まる1時間前くらいに送られてきました。

①支払い方法は問題ないか?
②請求書の送付日に期日があるが問題ないか?

さらには、お客様へ提案している商品がお客様の手元に届くまでの目安となる期間について、私は把握していました。

ここまでで私が持っている情報を整理すると、

・支払い方法は後払い
・請求書を送付する期日がある
・商品は、カスタマイズ品の為、発送・納期までに時間を要する

ということになります。

逆算すると、

①ゴール(今回は請求書を送付する期日)を設定
②そこまでに起こりうる事象(注文に向けた社内の手続き、注文後の商品組み立て)
③そこに要する時間、さらには納期目安

を考えた上で、スケジューリングすることで、先ずはお客様に対して依頼を受けた内容に対する正確な情報共有ができたことでしょう。

 

次回は、瞬時にこのように整理していきたいものですが、逆算してスケジューリングするにしても今の私には次のことも大事だと考えております。

②目に見える状態にする

頭の中で考えても整理つかないことがあります。

もしかすると、読者の方の中には私と同じ思いをされた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

パソコン上にメモ書きするのも良いですし、紙に書き出すというのも良いですし、やり方は人それぞれですが、ポイントは「目に見える状態にする」ということだと思います。

 

そのことで、情報を認知し今やるべきことや想定するべき事象がわかってくると思うんです。

さらには、お客様や上長へ説明する時には端的に伝えることが必要だと思うので、何らかの形で脳内を整理することは必要でしょう。

 

しかも、私の会社は営業をやっているとお客様と会話した内容をログとして残しています。

そうすると、それだけでは正直どんな内容を話し、今は何をやるべきなのかを判断するのが難しいことがあります。

なので、今必要な情報を自分が見える形で整理することで状況を把握しやすくなると考えております。

 

最後に:スケジュール管理がお客様の信頼へ

私は、営業に限らず仕事はお客様との信頼関係で成り立っていると思います。

その信頼関係は、コミュニケーションや約束を守る、痒いところに手が届く提案をする、など要員は様々です。

ただ、誰でもすぐにできることと言えば色々とあるうちの1つにスケジュール管理だと思います。

 

今回、月末での受注をいただいたことで肌身で経験できたので、2月以降の営業活動に生かし、私も、上長も、そしてお客様も安心してやりとりできるようにしていきいたいと思います!

 

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